Należyte oznaczanie pism Prostej Spółki Akcyjnej wynika z realizowania przez spółkę obowiązku informacyjnego. W szczególności spółka zobowiązana jest do prawidłowego oznaczania pism i zamówień handlowych składanych zarówno w formie papierowej czy elektronicznej. Obowiązek informacyjny obejmuje również wskazanie niezbędnych informacji na stronach internetowych spółki. 

Obowiązki informacyjne 

W Prostej Spółce Akcyjnej pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, jak również strony internetowe spółki, muszą zawierać obligatoryjne informacje takie jak:

1. firma spółki, jej siedzibę i adres
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP)
4. wysokość kapitału akcyjnego.

Pisma i zamówienia handlowe 

Pojęcie pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę jest określeniem szerokim i nie zostało wprost zdefiniowane. Należy jednak podkreślić, że katalog obowiązkowych danych (pkt. 1-4) jakie należy zamieszczać w pismach i zamówieniach handlowych dotyczy w szczególności składanych przez spółkę ofert, zawieranych umów handlowych, ogłoszeń, faktur czy not księgowych. Również w całej korespondencji mailowej spółka powinna umieścić niezbędne informacje. Dotyczy to także wymiany mailowej prowadzonej z kontrahentami przez pracowników spółki. 

Kapitał akcyjny w Prostej Spółce Akcyjnej 

W Prostej Spółce Akcyjnej należy zwrócić szczególną uwagę na obowiązek podawania informacji o wysokości kapitału akcyjnego. Kapitał akcyjny bowiem w znaczący sposób różni się od konstrukcji kapitału zakładowego jaki obowiązuje w spółce z.o.o. czy spółce akcyjnej. 

Elastyczna konstrukcja kapitału akcyjnego w Prostej Spółce Akcyjnej (np. możliwość dokonywania wypłat z kapitału akcyjnego) powoduje, że kapitał ten nie ma charakteru stałego. W zależności od struktury finansowej oraz realizowanych przedsięwzięć kapitał akcyjny może ulegać częstym zmianom. 

Oznaczanie kapitału akcyjnego w pismach i zamówieniach handlowych w formie papierowej

Generalną zasadą jest posługiwanie się przez spółki aktualnymi danymi w obrocie gospodarczym. Aktualizacja danych wskazanych w pkt. 1-4 powinna być uwzględniona w każdej  korespondencji następującej po dacie dokonania zmiany. Od powyższej zasady wprowadzono jednak wyjątek odnośnie oznaczenia kapitału akcyjnego w Prostej Spółce Akcyjnej. 

Ze względu na płynny charakter kapitału akcyjnego dopuszcza się możliwość podawania w pismach i zamówieniach handlowych wysokość kapitału akcyjnego według stanu na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego. W takim przypadku spółka powinna wskazywać dokładny dzień, w którym taka wysokość kapitału akcyjnego była ujawniona. 

Po pierwsze, metoda ta odnosi się wyłącznie do pism i zamówień handlowych składanych w formie papierowej. Po drugie, powyższe rozwiązanie jest prawem, a nie obowiązkiem Prostej Spółki Akcyjnej. Tym samym to spółka decyduje w jaki sposób będzie oznaczać pisma czy zamówienia handlowe. Może bowiem podawać aktualną wysokość kapitału akcyjnego, bądź posługiwać się wyłącznie wartością wskazaną na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego. 

Powszechną zasadą jest, że rok obrotowy jest odpowiednikiem roku kalendarzowego. Jeżeli na dzień 31 grudnia 2020 r. kapitał akcyjny Prostej Spółki Akcyjnej będzie wynosił 500.000 zł, to spółka będzie uprawniona do podawania takiej wysokości kapitału akcyjnego przez cały rok 2021. W przypadku, gdy Prosta Spółka Akcyjna zostanie dopiero zawiązana i tym samym nie będzie posiadała sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, będzie mogła podawać wysokość kapitału akcyjnego na dzień wpisu spółki do rejestru. 

Oznaczanie kapitału akcyjnego w pismach i zamówieniach handlowych w formie elektronicznej/na stronie internetowej 

W przypadku pism i zamówień handlowych sporządzanych w formie elektronicznej czy na stronach internetowych spółki, Prosta Spółka Akcyjna powinna podawać aktualną wysokość kapitału akcyjnego. 

Na marginesie należy podkreślić, że wysokość kapitału akcyjnego jest pewnym wyznacznikiem dla kontrahentów Prostej Spółki Akcyjnej. Stanowi bowiem informację o przybliżonej skali działalności prowadzonej przez spółkę. Jawność kapitału akcyjnego wpływa tym samym na wiarygodność Prostej Spółki Akcyjnej w obrocie gospodarczym.

Odpowiedzialność prawna za wadliwe oznaczanie pism Prostej Spółki Akcyjnej 

W przypadku, gdy pisma i zamówienia handlowe Prostej Spółki Akcyjnej nie będą zawierały wymaganych informacji, na członka zarządu spółki bądź dyrektora może zostać nałożona grzywna w wysokości 5000 zł.