Oczywiście każda firma, działająca na terenie Polski, musi prowadzić księgowość. Niektóre przedsiębiorstwa muszą jednak robić to w sposób nieco bardziej rozbudowany – w formie pełnej księgowości. Czy Prosta Spółka Akcyjna, obecna w Kodeksie spółek handlowych od 1 lipca 2021 r., również podlega temu obowiązkowi i co pełna księgowość PSA oznacza w praktyce?
Kiedy należy prowadzić pełną księgowość?
Przepisy ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o podatku dochodowym od osób prawnych wskazują na katalog podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Regulacje te obejmują wszystkie spółki handlowe: kapitałowe, czyli spółkę akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i Prostą Spółkę Akcyjną, oraz osobowe, w tym spółkę komandytową i komandytowo-akcyjną. Wyjątkiem są spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, które prowadzą księgi dopiero po przekroczeniu limitu przychodów. Dla spółek kapitałowych poziom uzyskiwanych dochodów nie ma żadnego znaczenia.
Kogo jeszcze dotyczy ten obowiązek?
Pełna forma księgowości może również odnosić się do osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich. W kontekście tych podmiotów istotne jest jednak spełnienie jednej, zasadniczej przesłanki. Ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy powinny wynosić co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy również jednostek organizacyjnych, działających na podstawie odrębnych przepisów – między innymi Prawa bankowego oraz regulacji o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, a także gmin, powiatów, województw i ich związków, a także jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej.
Pełna księgowość w Prostej Spółce Akcyjnej
Prosta Spółka Akcyjna funkcjonuje w polskim prawie od 1 lipca 2021 r. i jako spółka kapitałowa od pierwszego dnia podlega obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych, tak samo jak spółka akcyjna, spółka z o.o. czy spółka komandytowo-akcyjna (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości obejmuje wszystkie spółki handlowe, także w organizacji). Decydując się na przekształcenie w Prostą Spółkę Akcyjną będzie trzeba zatem nastawić się na prowadzenie tak zwanych ksiąg rachunkowych, obejmujących w szczególności dziennik, konta księgi głównej, ewidencję analityczną, zestawienie obrotów i sald księgi głównej, zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów i tak dalej.
Ile kosztuje księgowość Prostej Spółki Akcyjnej?
Obsługa pełnych ksiąg przez biuro rachunkowe kosztuje zwykle od 400 do 1 500 zł netto miesięcznie. O cenie decyduje liczba dokumentów, rozliczenia VAT, zatrudnienie i to, czy spółka wybrała estoński CIT. Prowadzenie ksiąg samodzielnie jest dopuszczalne, ale przy pełnej księgowości rzadko się opłaca: błąd w sprawozdaniu obciąża zarząd, a nie księgową.
Komentarz eksperta: przy wyborze biura warto zapytać wprost o doświadczenie z PSA. Kapitał akcyjny bez stałej wysokości, wkłady w postaci pracy i test wypłacalności to elementy, których biuro obsługujące wyłącznie spółki z o.o. może nie znać, a każdy z nich ma wpływ na bilans i na to, ile akcjonariusz może legalnie wypłacić.
Zobacz naszą ofertę: Dedykowana księgowość. Pełne zestawienie opłat, także rejestracyjnych, znajdziesz w artykule Prosta Spółka Akcyjna – koszty.
Czy sprawozdanie finansowe Prostej Spółki Akcyjnej podlega badaniu przez biegłego rewidenta?
Nie z automatu. Obowiązek badania każdego sprawozdania dotyczy klasycznych spółek akcyjnych (art. 64 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości), a PSA jest odrębnym typem spółki i ten przepis jej nie obejmuje. Prosta Spółka Akcyjna bada sprawozdanie dopiero wtedy, gdy w poprzednim roku obrotowym spełniła co najmniej dwa z trzech warunków: średnioroczne zatrudnienie co najmniej 50 etatów, suma aktywów co najmniej 3 125 000 euro, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej 6 250 000 euro (progi podniesione od sprawozdań za 2025 r.; wcześniej 2 500 000 i 5 000 000 euro). W praktyce oznacza to, że typowa PSA na etapie startupu biegłego rewidenta nie potrzebuje.
Co wyróżnia księgi Prostej Spółki Akcyjnej? Kapitał akcyjny, wkłady i wypłaty
Zasady są te same co w innych spółkach kapitałowych, ale kilka pozycji w bilansie wygląda inaczej. Kapitał akcyjny nie ma stałej wysokości zapisanej w umowie spółki: rośnie z każdym wniesionym wkładem pieniężnym lub rzeczowym i może być wypłacany akcjonariuszom bez zmiany umowy. Wkład w postaci pracy lub usług nie zasila kapitału akcyjnego, więc akcjonariusz wnoszący wyłącznie taki wkład nie powiększa pozycji kapitałowej w bilansie, choć obejmuje akcje.
Księgowość PSA pilnuje też dwóch ograniczeń przy wypłatach dla akcjonariuszy. Po pierwsze, dopóki kapitał akcyjny nie osiągnie 5% sumy zobowiązań spółki, co roku trzeba zasilić go co najmniej 8% zysku (art. 300¹⁹ Kodeksu spółek handlowych). Po drugie, każda wypłata, także dywidendy, przechodzi test wypłacalności: nie może pozbawić spółki zdolności do regulowania wymagalnych zobowiązań w ciągu sześciu miesięcy od wypłaty. Szczegóły w artykułach Wypłaty z kapitału akcyjnego Prostej Spółki Akcyjnej oraz Zasilanie kapitału akcyjnego na pokrycie strat.
Co obejmuje pełna księgowość Prostej Spółki Akcyjnej w praktyce?
Księgi rachunkowe to dopiero początek. Spółka musi przyjąć politykę rachunkowości z zakładowym planem kont, ewidencjonować każdą operację na kontach i co roku sporządzić sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Jednostki mikro i małe mogą sporządzać sprawozdanie w wersji uproszczonej, z tego uproszczenia korzysta większość PSA.
Do stałych obowiązków należą:
- sporządzenie sprawozdania finansowego do końca marca, jego zatwierdzenie do końca czerwca i złożenie do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (jak to zrobić, opisujemy w artykule Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe w Prostej Spółce Akcyjnej),
- sprawozdanie z działalności, chyba że spółka korzysta ze zwolnienia dla jednostek mikro lub małych,
- roczne zeznanie CIT-8 do końca marca i miesięczne lub kwartalne zaliczki na CIT,
- rozliczenia VAT (JPK_V7) oraz faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, obowiązkowym dla wszystkich firm od 1 kwietnia 2026 r. (najmniejsi podatnicy, do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie, od 1 stycznia 2027 r.),
- rozliczenia z ZUS, jeśli spółka zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców,
- aktualne zgłoszenie w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Prosta Spółka Akcyjna – czy to się opłaca?
Z punktu widzenia księgowości Prosta Spółka Akcyjna nie jest zatem tańsza od spółki z o.o. czy spółki akcyjnej. Nie przewidziano dla niej żadnych uproszczeń i dodatkowych udogodnień w tym zakresie. Dla nas pełna księgowość nie stanowi jednak problemu!
Warto jednak podkreślić, że ze względu na inne korzyści, wynikające z jej założenia, stanowi ona mocną konkurencję dla spółki z o.o. oraz tradycyjnej spółki akcyjnej.
Dowiedz się jak przekształcić sp. z o.o. w Prostą Spółkę Akcyjną.
