Prosta spółka akcyjna jako spółka kapitałowa podlega obowiązkom sprawozdawczym określonym w ustawie o rachunkowości. Kluczowe znaczenie ma nie tylko samo sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego, ale również złożenie wymaganych dokumentów w odpowiednim systemie. Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku.
Sprawozdanie finansowe PSA: jakie dokumenty?
Sprawozdanie finansowe prostej spółki akcyjnej to tylko jeden z dokumentów, które należy przekazać do sądu rejestrowego. Oprócz niego trzeba złożyć także:
- sprawozdanie z działalności (o tym, kiedy nie trzeba go sporządzać, piszemy w innym wpisie),
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- (opcjonalnie) opinię biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.
Obowiązek zbadania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta nie dotyczy większości prostych spółek akcyjnych. Badanie jest wymagane tylko w przypadku podmiotów spełniających kryteria z art. 64 ustawy o rachunkowości, tj. gdy w poprzednim roku obrotowym jednostka spełniła co najmniej dwa z następujących warunków: średnioroczne zatrudnienie wyniosło co najmniej 50 etatów, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego osiągnęła co najmniej 3 125 000 euro, a przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów wyniosły co najmniej 6 250 000 euro.
Wszystkie dokumenty powinny zostać sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone podpisami – o tym kto powinien podpisać dokumenty piszemy poniżej.
Sprawozdanie finansowe PSA: kiedy złożyć dokumenty?
W procesie zatwierdzania roku obrotowego w prostej spółce akcyjnej należy pamiętać o kilku istotnych terminach. Załóżmy, że rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a spółka sporządza sprawozdanie za 2025 rok.
Pierwszym krokiem jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Powinno to nastąpić najpóźniej do 31 marca 2026 r.
Następnie sprawozdanie musi zostać przedstawione właściwemu organowi spółki w celu jego zatwierdzenia. Zgodnie z przepisami powinno to nastąpić w terminie nie późniejszym niż sześć miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli w tym przypadku do 30 czerwca 2026 r.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółka ma 15 dni na złożenie dokumentów w sądzie rejestrowym.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o terminach związanych ze sprawozdaniem finansowym PSA, zachęcamy do lektury naszego artykułu:
Sprawozdanie finansowe Prostej Spółki Akcyjnej – terminy
Sprawozdanie finansowe prostej spółki akcyjnej: jak i gdzie złożyć dokumenty?
Złożenie rocznego sprawozdania finansowego odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu e-KRS.
Sprawozdanie finansowe oraz pozostałe wymagane dokumenty składa kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Jeżeli sprawami spółki zarządza organ kolegialny, wystarczy działanie jednego z jego członków – pod warunkiem, że jest on osobą fizyczną, a jego numer PESEL został ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Przepisy dopuszczają również możliwość złożenia dokumentów przez profesjonalnego pełnomocnika, np. adwokata lub radcę prawnego
Uprawnienie do złożenia sprawozdania mogą mieć także osoby pełniące określone funkcje w strukturze przedsiębiorcy lub w postępowaniach dotyczących spółki. Dotyczy to m.in. prokurenta lub likwidatora. W ich przypadku prawo do działania wynika bezpośrednio z pełnionej funkcji oraz zakresu kompetencji ujawnionych w KRS albo wynikających z przepisów prawa.
Podsumowanie
Prosta spółka akcyjna jako podmiot wpisany do KRS podlega obowiązkom sprawozdawczym wynikającym z ustawy o rachunkowości. W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia, zatwierdzenia oraz złożenia sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami w systemie e-KRS.
Należy przy tym pamiętać zarówno o właściwych terminach, jak i o tym, aby dokumenty zostały złożone przez osobę uprawnioną. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji prawnych, a w skrajnych przypadkach nawet do wszczęcia postępowania o rozwiązanie spółki i jej wykreślenie z KRS.
