Obowiązkowe e-Doręczenia dla przedsiębiorców od 2024 roku

Od 2024 roku obowiązują nowe przepisy, które wprowadzają obowiązkowe e-Doręczenia. Sprawdź, kto musi mieć adres do e-Doręczeń i od kiedy przyjmowanie elektronicznej korespondencji będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców.

 

Jak będzie działać system obowiązkowych e-Doręczeń

1 stycznia 2024 r. miał przynieść zmiany w zakresie doręczania korespondencji w formie elektronicznej. Jednak z uwagi na to, że wiele urzędów jeszcze nie jest w pełni przygotowanych na to rozwiązanie, termin ten został przesunięty. Nowa data wejścia w życie tych przepisów dotyczy również przedsiębiorców. Dzięki temu wszystkie te podmioty zyskały ponad 6 miesięcy na wprowadzenie koniecznych zmian.

W dużym uproszczeniu e-Doręczenie stanowi odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Na chwilę obecną podmiotem odpowiedzialnym za wdrożenie tego systemu jest Ministerstwo Cyfryzacji.

Może się to zmienić, bo Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, że organem właściwym do zarządzania tym systemem jest minister właściwy do spraw informatyzacji. Dlatego też – jeśli w przyszłości zmieni się podział obowiązków pomiędzy ministerstwami –  z tych przepisów wynika, kto będzie odpowiedzialny za korzystanie z doręczeń elektronicznych.

Wszystkie jednostki objęte tym systemem będą wysyłać i odbierać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej. Miejscem, gdzie można sprawdzić adres do obowiązkowych e-Doręczeń jest baza adresów elektronicznych (BAE). Bazę prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. W bazie tej zawarte są zamknięte katalogi danych, w których zebrano 3 kategorie podmiotów:

• publiczne,
• niepubliczne niebędące osobami fizycznymi,
• niepubliczne, które są jednocześnie osobami fizycznymi.

 

Dostęp do bazy adresów elektronicznych BAE

Wszystkie dane z BAE będą widoczne wyłącznie dla podmiotów publicznych. Osoby fizyczne oraz właściciele firm nie będą mieli dostępu do adresów do e-Doręczeń innych osób fizycznych. Natomiast jeśli adres do e-Doręczeń będzie należał do firmy, to będzie mogła go zobaczyć każda osoba korzystająca z tej bazy danych.

Jedna osoba będzie mogła posiadać więcej niż jeden adres do e-Doręczeń, jeśli będzie występować w różnych rolach. Przykładowo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będzie mogła mieć 2 adresy do e-Doręczeń. Jeden jako osoba fizyczna, a drugi jako właściciel firmy. Dodatkowo, jeśli taka osoba wykonuje zawód zaufania publicznego, to będzie mogła założyć jeszcze trzeci adres.

 

Obowiązkowe e-Doręczeń a podstawa prawna

Aktem prawnym, który wprowadza obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń jest Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku. Ten akt prawny doczekał się już ogłoszenia tekstu jednolitego. Miało to miejsce 13 stycznia 2023 roku, a obwieszczenie o tekście jednolitym tej ustawy można znaleźć w Dzienniku Ustaw z 2023 roku pod pozycją 285.

Jednak od tamtej pory miały miejsce kolejne 2 zmiany przepisów. Pierwsza z nich została ogłoszona 13 września 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 1860), a druga 18 grudnia 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 2699). Jak widać w temacie e-Doręczeń dzieje się całkiem sporo. Tym bardziej, że oprócz ustawy dochodzą jeszcze komunikaty Ministra Cyfryzacji.

Komunikaty te wynikają wprost z Ustawy o doręczeniach elektronicznych, która daje Ministrowi Cyfryzacji uprawnienia do określania terminów wejścia w życie niektórych jej przepisów. Stanowi o tym art. 155 ust. 10 wyżej wymienionej ustawy. Do tej pory ukazały się 3 komunikaty Ministra Cyfryzacji.

 

Komunikaty Ministra Cyfryzacji

Pierwszy z nich to komunikat z dnia 29 maja 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 1077), który określił obowiązek korzystania z e-doręczeń dla pierwszej grupy zobowiązanych do tego podmiotów na dzień 10 grudnia 2023 roku. Termin ten określono zbyt optymistycznie, dlatego zmienił to kolejny komunikat.

Drugi z komunikatów pojawił się dnia 22 listopada 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 2540). Tutaj miała miejsce kosmetyczna zmiana, ponieważ pierwotny termin został przesunięty na 30 grudnia 2023 roku. Jednak i ta data to zbyt krótko na kompleksowe wdrożenie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dlatego potrzebna była kolejna zmiana.

Trzeci komunikat jest datowany na 21 grudnia 2023 roku. Niemal błyskawicznie pojawił się w Dzienniku Ustaw. Został opublikowany zaledwie dzień później, czyli 22 grudnia 2023 roku (Dz. U. 2023 poz. 2764). Czas pokaże czy jest to już ostatnia ze zmian, czy może też termin wdrożenia e-Doręczeń zmieni się ponownie.

 

e-Doręczenia – harmonogram dla przedsiębiorców i administracji publicznej

Wdrażanie e-Doręczeń zostało podzielone na kilka etapów. Jeśli chodzi o przedsiębiorców, to w pierwszej kolejności adres do e-doręczeń będą musiały posiadać podmioty niepubliczne wpisywane do KRS od 30 XII 2023 roku oraz osoby, które wykonują zawody zaufania publicznego. Należą do nich:

• adwokaci,
• notariusze,
• radcowie prawni,
• doradcy podatkowi,
• rzecznicy patentowi,
• doradcy restrukturyzacyjni.

Dla wymienionych wyżej osób datą graniczną jest 1 października 2024 roku. Jest to nowy termin wynikający z komunikatu Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 roku. Ponieważ poprzedni termin był dla tych podmiotów wyznaczony na 10 marca 2024 roku, nowe reguły przesunęły obowiązek korzystania z e-doręczeń o ponad 6 miesięcy.

 

Oprócz przedsiębiorców i zawodów zaufania publicznego w tym samym terminie (01.10.2024 r.) z e-Doręczeń muszą zacząć korzystać następujące podmioty:

• uczelnie publiczne,
• agencje wykonawcze,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• państwowe fundusze celowe,
• instytucje gospodarki budżetowej,
• instytucje kultury (państwowe i samorządowe),
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią związki organizacyjne,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze,
• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa KRUS,
• związki metropolitalne – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• inne osoby prawne (państwowe lub samorządowe) utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

 

Harmonogram obowiązkowych e-Doręczeń po 2025

Jak widać jest to całkiem spora grupa podmiotów. Jednak to nie koniec harmonogramu. Kolejna ważna data to 1 stycznia 2025 roku. Od tego dnia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) muszą trafiać adresy do e-doręczeń nowo rejestrowanych podmiotów niepublicznych podlegających wpisowi do KRS lub CEIDG. Termin ten jest też wiążący dla innych podmiotów publicznych wymienionych w art. 155 ust. 9 Ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Kolejne terminy przewidziano dla podmiotów niepublicznych, które zostały zarejestrowane w CEIDG nie później niż 31 grudnia 2024 roku. Jeśli nie dokonywały żadnych zmian we wpisie w CEIDG w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku, to dla takich podmiotów termin na założenie konta do e-Doręczeń mija 30 września 2026 roku. Natomiast jeśli w wyżej wymienionym okresie podmiot wpisany do CEIDG będzie składał wniosek o zmianę danych we wpisie, to będzie też zobowiązany automatycznie do przejścia na e-Doręczenia.

Jako ostatni do systemu e-Doręczeń, nie później niż od 01 października 2029 roku, dołączą następujące podmioty:

• sądy,
• trybunały,
• komornicy,
• prokuratura,
• organy ścigania,
• Służba Więzienna,
• związki metropolitalne w zakresie publicznej usługi hybrydowej,
• samorządowe zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o obowiązkowe z e-Doręczeń

Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Do 2029 r. obowiązkowe e-Doręczenia obejmą wszystkie podmioty publiczne i niepubliczne. Podmioty niepubliczne to w głównej mierze przedsiębiorcy wpisani do KRS lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

 

Od kiedy wejdą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców?

Harmonogram wdrażania usługi e-Doręczeń przewiduje dla przedsiębiorców 3 różne daty, od których będą obowiązywały ich e-Doręczenia:

• 1 października 2024,
• 1 stycznia 2025,
• 30 września 2026.

To, która data jest właściwa dla danego przedsiębiorcy zależy od momentu jego rejestracji w KRS lub CEIDG.

 

Czy podmioty publiczne też muszą korzystać z e-doręczeń?

Tak, ostatecznie wszystkie podmioty publiczne będą musiały przestawić się na elektroniczny system doręczania korespondencji.

 

Czy zwykli obywatele będą musieli mieć skrzynki do e-Doręczeń?

Nie, założenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie dobrowolne dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeśli nie wyrażą one chęci na korzystanie z doręczeń elektronicznych, wówczas wyznaczony operator, czyli Poczta Polska będzie drukować korespondencję ze skrzynki elektronicznej i dostarczać im ją w postaci papierowej.