Od 1 kwietnia 2025 r. każda Prosta Spółka Akcyjna (PSA) będzie zobowiązana do posiadania adresu do e-doręczeń. Jest to element szerszego systemu cyfryzacji korespondencji urzędowej, który funkcjonuje już od pewnego czasu, lecz teraz obejmie również wszystkie spółki prawa handlowego w tym PSA. Warto rozważyć wcześniejsze wdrożenie tego systemu, aby zapoznać się z możliwościami oferowanymi przez dostawcę publicznego oraz dostawców komercyjnych i sprawnie zarządzać firmową korespondencją elektroniczną.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest to oficjalny kanał komunikacji między podmiotami publicznymi, w tym urzędami, a przedsiębiorstwami. Oznacza to, że cała korespondencja urzędowa kierowana do PSA będzie dostarczana na adres skrzynki e-doręczeń w tym z ZUS oraz Urzędów Skarbowych. Również wszelkie dokumenty wysyłane przez spółkę do urzędów będą obsługiwane w ten sposób. System ten zapewnia oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz większe bezpieczeństwo przesyłanej dokumentacji.
Termin wdrożenia e-doręczeń w PSA
Obowiązek wdrożenia e-doręczeń w PSA zależy od daty rejestracji spółki:
- Spółki zakładane po 1 stycznia 2025 r. muszą założyć skrzynkę e-doręczeń już na etapie rejestracji, niezależnie od tego, czy rejestracja odbywa się przez system S24, czy PRS (tj. przy umowie notarialnej).
- Spółki zarejestrowane przed 2025 r. mają obowiązek założenia skrzynki e-doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.
Z uwagi na krótki czas na wdrożenie oraz konieczność zapoznania się z obsługą systemu, warto rozpocząć proces jak najwcześniej.
Jak założyć skrzynkę e-doręczeń dla PSA?
Skrzynkę e-doręczeń można założyć poprzez system biznes.gov.pl: link. System ten, pierwotnie stworzony dla jednoosobowych działalności gospodarczych, został dostosowany do obsługi Prostych Spółek Akcyjnych.
Podczas wypełniania wniosku należy wskazać administratora skrzynki, który będzie odpowiedzialny za odbiór i wysyłkę korespondencji oraz zarządzanie pocztą spółki. Może to być dowolna osoba np. członek zarządu, dyrektor, pracownik, prawnik lub księgowy. Wniosek należy podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Po jego złożeniu jest on rozpatrywany przez odpowiedni urząd co powinno zając kilka dnia, a w przypadku braku braków formalnych, użytkownik otrzymuje instrukcje aktywacyjne. Obsługa skrzynki jest intuicyjna i przypomina tradycyjną pocztę e-mail.
Jeśli firma zdecyduje się na e-doręczenia u dostawcy komercyjnego, procedura może się nieznacznie różnić.
Dostawcy komercyjni
Firmy mogą korzystać z usług dostawców komercyjnych, którzy oferują dodatkowe funkcjonalności, np. bardziej zaawansowane zarządzanie dokumentami.
Podstawowe skrzynki u tych dostawców są często darmowe, ale dostępne są płatne pakiety dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa np. możliwość wysyłania określonej ilości korespondencji do kontrahentów lub dodanie większej ilości użytkowników skrzynki.
Co ważne rejestracja u dostawcy komercyjnego nie powoduje automatycznego wprowadzenia adresu e-doręczeń do bazy publicznej tj. Baza Adresów Elektronicznych. Konieczne jest osobne złożenie wniosku o jego dodanie, ponieważ bez tego urzędy nie będą mogły przesyłać korespondencji elektronicznej na utworzony adres.
Dostawcami komercyjnymi są min. Asseco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o.
Czy korzystanie z e-doręczeń jest płatne dla PSA?
Korzystanie z e-doręczeń w kontaktach z podmiotami publicznymi (np. urzędami) jest bezpłatne. Opłaty pojawiają się w przypadku wysyłki korespondencji do podmiotów prywatnych, takich jak kontrahenci czy osoby fizyczne. Dostawcy komercyjni oferują pakiety z określonym limitem wysyłanych dokumentów do takich podmiotów.
Jak sprawdzić adres e-doręczeń kontrahenta?
Spółki nie mają dostępu do bazy adresów e-doręczeń innych podmiotów tj. aza Adresów Elektronicznych. Adres kontrahenta można znaleźć w odpisie KRS lub wyciągu z CEIDG.
Czy warto korzystać z e-doręczeń w kontaktach z kontrahentami?
E-doręczenia mogą ułatwić prowadzenie korespondencji biznesowej, zapewniając szybkość, bezpieczeństwo informacji, niższe koszty i pewność doręczenia dokumentów, np. umów czy wypowiedzeń. Jednak warto przeanalizować koszty i potrzeby firmy przed podjęciem decyzji.
Konsekwencje braku skrzynki e-doręczeń po 1 kwietnia 2025 r.
W przypadku braku skrzynki e-doręczeń urzędy będą wysyłać korespondencję w trybie hybrydowym: dokument zostanie podpisany elektronicznie, wydrukowany i wysłany tradycyjną pocztą. Może to powodować problemy z jego skutecznością w obrocie prawnym, ze względu na brak możliwości okazania podpisu kwalifikowanego.
***
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w wyborze dostawcy, rejestracji adresu e-doręczeń lub mają dodatkowe pytania, zapraszamy na bezpłatne konsultacje
